toggle
Sep 5, 2015

「システムを導入したけど従業員がつかっくれない」なんてことにならないための3つのポイント。

もう若い人は知らないかもしれませんが「IT革命(アイティーカクメイ)」という言葉がありました。
90年代から2000年代にかけて、PCやインターネットが急激に普及してきて、なんか情報化がすすんで、仕事とか生活とかが劇的にかわるぞ!という感じで使われた言葉です。

また、もうちょっと新しい言葉だけど、やっぱり若い業界人は知らないかもしれませんが「Web2.0(ウェブ ニー テン ゼロ)」なんて言葉もありました。
2000年以降にインターネットが普及しみんなが普通に使うようになってきたから、情報発信というものが、一方的なものから双方向的なものに変わり、新しいステージにはいったのだ。。。的な感じでもてはやされた言葉です。

いずれも、ITの普及により新たな時代の幕開けを感じさせる言葉でした。
また、それらの言葉通り、とくにインターネットを取り巻く環境は、この20年あまりで劇的に変化しました。
ワイヤレスで小型化は当たり前。90年代に、なけなしのボーナス全額叩いて購入したPC、壁に穴開ける工事してインターネットを繋いだのに、、いまやそれより何千倍も高機能なパソコンが「スマートフォン」という名前でポケットに入っていつでもどこでもインターネット。
凄い進化。まさに革命ですね。

でも、
仕事の現場ではどうでしょうか。

  • いまだに紙の伝票を電卓で計算
  • パソコンをつかっていたとしても、一旦印刷した帳票をみながら、別のソフトに手入力
  • パソコンを導入後、コピー用紙の消費量だけが増大・・・

全部がそうとは言えませんが、そういう現場がまだまだ多いです。
特に地元の中小企業さんの事務所では。

もちろん、なんでもIT化すればよいってものではないってことはわかっているつもりです。
紙と手計算で作業したほうが堅実だったり、結果的に効率的だったりすることが多いこともありますね。

でも、システム化やIT化をしないことによって、無駄な時間と労力を費やしていることが多いのも事実です。

これって、何がいけないのでしょうか。

  • 費用がかかりすぎる。費用対効果があわない
  • 通常の会社とくらべてオペレーションが煩雑でシステム化しにくい?
  • 経営者の意識が低い?

当然そういうこともあるでしょう。
会社によっていろいろな事情があると思います。

でも、実際に、私がいままで出会ったお客様とお話したり、相談をいただいたりしたなかで、多いのが
「効率化やコスト削減を狙ってシステムを導入したけど、現場のスタッフがつかってくれない(使いこなせない)ので、導入を断念した」
ってことです。

いくら経営者が、全体的な視点から、ここはシステムを入れてIT化したほうがよいだろうと判断しても、導入後に実際につかう「現場のスタッフ」が使ってくれなければ、結局は頓挫してしまいます。

システムを導入する目的は、経営陣からしてみると、コスト削減や、データ化数値化により経営資料の最適化、判断資料作成のスピードアップ等経営的な視点ですが、現場においても、多くの場合は効率化や手間の軽減がなされるはずです。

つまり現場のスタッフにも恩恵はあるはずなのですが、やっぱり新しい事、今までのやり方を変える事への抵抗や、PC操作などの面倒が増えることへの嫌悪感から、なかなか現場に浸透しないのが実情です。
また、当初は社長命令でしぶしぶ使い始めるけど、そのうち監視の目がなくなると、こっそり元の作業に戻したりしはじめちゃう。
なんてこともあります。

中には、帳票を出力するシステムを導入したけど、「今までどおりの書式に手書き」のが使いやすから・・・と、一旦システムをつかって出力した帳票を、いままでの紙伝票に手書きで写して使っていた。。。なんてケースもあります。(^^;

もちろん、ちゃんと監視して、社長命令を徹底して、なれるまで無理やり使わせる!
という方法もありますが、これじゃあ、見張る方も疲れちゃいうし、なにより使う側のモチベーションがあがらないと、思ったような効果を得られないですよね。

そこで、今回は、いままで地方の企業でシステムの開発と導入をしてきた経験から、
「現場のスタッフの人にも、ちゃんと使ってもらうため。」
という観点から3つのポイントを考えてみます。

1.得意な人を選ぶ(デキル人とは限らない)

現場がシステム化してくれない第一の原因としては、パソコンやそのソフトウェア、IT機器など慣れない機械をいじることへの抵抗です。
そこで、そういうをいじるのに向いている人間を担当にあてて、その人を先頭に推し進めていくという方法があります。
これは、科学的な根拠とかなくて経験則なんですが、システムをいじるのが得意な人間ってのが必ずどの社にも一人はいるものです。でも実はこれって、いままでの仕事がデキル人とは別の観点で見ないといけません。

例えばよくあるのが、営業先の顧客管理をするシステムを導入するから、営業成績が一番よく顧客周りを一生懸命やっているセールスマンに担当させよう。というやつです。
大企業ならまだしも、中小企業の場合は、システム専門の人間を置くわけにもいかないので、誰かが兼任することになります。
そういうときに、既存の仕事と直結して考えてしまうと、結構な落とし穴がある場合があります。
上記の例の場合は、営業成績のよいセールスマンは、いままでのアナログの方法で成果をだしているわけなので、わざわざ新しいシステムに頼る必要はないのです。
かえって、いままででは今ひとつ成果がでていない人のほうが、システムをつかった新しい方法で芽が出るかもしれませんし、本人もそう思えば発奮するかもしれません。

そうやって、一人が使いこなせば、他の人も興味をもってくるし、そこで成果がでてくれば、周りも使い始めざるをえません。
今度は、その担当者が周りにレクチャーすることにより、システム業者がレクチャーするよりもより実践的な使い方に落とし込まれたレクチャーが行われるようになるわけで、浸透も早いと思われます。

そんな感じで、●●を効率化するシステムを導入するから、いままでの●●の仕事で成果の良かった人間を担当に。。。のよう考えではなく、システムをいじるのに適した人材を見つけ出し、その人を先頭にしてIT化を推し進めていくというのも、人材も人員も少ない中小企業の方法です。

2.いままでの作業に合わせる(話をよく聞く)

いままでのやり方と全然違う。
いままでつかっていた帳票と全然違う。
いままで作業とタイミングが違う。

等々、いままでの日々のルーチンワークだった仕事の「やり方」が変わってしまう。
というのも抵抗を受ける原因の一つです。
よく、システムを入れるときには、業務にシステムあわせるのではなく、業務をシステムにあわせろ!という言葉を聞きますが、これはすべてのケースに通用する言葉ではないと考えます。
大企業のようにシステムに通じた人材が豊富なら、最初無理して業務をシステムに合わせてかえたとしても、システムの担当者がうまく慣らしてくれるでしょうが、中小企業で無理にそれをやると、途中で投げ出されたり、また、こっそり昔のやり方に戻されちゃうことだってあります。

とは言え、何でもかんでもスタッフのいう通り現場の作業にあわせて、システムを開発していては、その分お金も手間もかかってしまいます。

この解決方法は単純で、まず導入の前に現場の話をよく聞くことです。

実は、社長や役員など経営陣では、現場で何をやっているかは把握していても、具体的にどんな手順とタイミングでなにの作業をしているか?を把握できていないことがあります。

現場の人たちも、常に自分たちの業務を最適化するために試行錯誤しています。
細かいやり方やタイミングなどを変えることで、作業のスピードがアップしたり効率化できるのであれば、細かかい小手先の改善は常に行われていると思います。

そうした、自分たちが今までやってきた、作業の最適化を無視して、経営陣が把握しているおおまかな流れにそってシステムを入れようとすると。
「はぁ?、そういわれて、システム入れるよりも今の方法でやったほうが早いじゃん」
ということになって、使われないまま放置されたりしてしまいます。

こういう点を踏まえて、システム導入前に、現場の様子をちゃんと話し合うことが大切です。
ときには、開発業者やシステムの導入業者を現場に同行して、作業の様子をしっかり観察しましょう。
そうする中で、今まで考えていたシステムよりも、もっとよいシステムが見つかり、スタッフにも使ってもらえる。なんてこともあるかもしれません。

3.小さく少しづつ段階的に(最初はエクセルとかでも)

いきなりすべてシステム化などと考えると、「私達の日々の作業はどうなるんだろうか?」などと不安だけが先走ってしまいます。
システムを導入することによる、作業の効率化、それによって利益があがれば給料があがる。。みたいな将来的なメリットよりも、そういう目先の不安が大きいほど、人は動かなくなってしまいます、

でも、実際にシステムかすると殆どの場合は現場の苦労は軽減されて簡単になります。
単純労働のようなきつい仕事は軽減され、空いた時間で生産的な仕事をしてもらえるようになり、仕事をしている人たちにとっっても、楽しく仕事ができるようになります。

これは現場に取って大きいメリットだと思うのです。

ようは、乱暴な言い方をすれば、システムを入れて、ある程度使わせてしまって、便利さを感じて貰えれば勝ちなんです。

そのためには、まずは小さく導入することです。

現場の話をよく聞いて、今こまっていること、大変だと感じている事を解決するためのシステムを小さく導入してみます。
その結果、「あ、なんか楽になった、やりやすくなった。その割には導入時には、難しい事はなかったな」と思ってもらえればしめたもんのです。

あとは段階的に、システムしていくのみです。
ひょっとしたら、「社長、こっちの部分も自動化しましょう」なんて話が現場からでてくるかもしれません。

さいごに

以上、経営陣にとって、システムの導入目的は、作業軽減やコスト削減ではなく(もちろんそれもありますが)、経営判断に必要なデータを再利用可能に蓄積すること。
それを利用して、売上や収益を明示的にアップさせること。だと思います。

例えば大きな企業(特に海外の企業などにはCTO(最高技術責任者)やCIO(最高情報責任者)なんて役職がありますよね。
これらの役職って、決して作業を効率化して簡単になんていう曖昧な仕事に従事するのではなく会社の命である利益を出すために最高特権を与えられているのだと思うんです。

人材がすくなく、経営陣も現場に加わらないといけないことの多い中小企業でこそ、効率とスピードが重視される、システムと情報をしっかりと管理しないといけません。

そのためのシステム化です。

そして、そのためには、現場がちゃんとシステム導入についてこないといけなくて、そのための「現場にどうやって導入させるか?」について記事を書いてみました。

うわーっと思いつくままに書いたのですが、実際にいままでやってきた中で得たものをまとめた記事ですので、何かしらお悩みが解決できたら嬉しいです。

Sep 2, 2015

従業員50人未満のお店のためのエクセル勤怠管理・給与計算

お店、とくにパート・アルバイトさんを雇っている方、毎月給与締め日がくると、タイムカードを元に給与計算。結構たいへんですよね?

また、本来であれば、締め日が来る前でも、今人件費がいくらかかっているのか?
複数店舗の場合はどの店舗でどのくらいの人件費がかかっているのか?売上に対して人件費予算はオーバーしていないか?
無駄な人員、効率の悪い人員配置になっていないか?
等々を、リアルタイムで把握して策を講じていきたいところです。

でも・・・

  • 給与計算ソフトを購入しようと思ったけど高くて手が出ない
  • 給与計算ソフトを購入したけど、むずかしくて使えない
  • 税理士さんなどにお願いしたら結構高い

なんて感じで、結局給与締め日になってからタイムカードを手計算・・・をしている会社さんも多いのではないでしょうか。
特に従業員数が30〜50人くらいの規模では

手で計算するのは大変で把握が難しいけど、かといってソフトウェアや専門家に委託するのにはお金がかかりすぎる

というなんとも中途半端なことになっているのではないかと思います。
そんな課題を感じている方におすすめしたいのが、エクセルをつかったカンタンな勤怠管理です。

  • 毎日日報代わりに入力していくことで、人件費や勤務時間がリアルタイムで集計できる
  • エクセルなので、普段使っているソフトで、使いやすい
  • すでにエクセルがインストールされているPCがあればお金をかけずにはじめられる
  • エクセルでデータ化しておけば、今後専用ソフトを導入したときにも以降しやすい

こんなメリットがあります。

従業員50人未満のお店のためのエクセル勤怠管理

こんな人に向けた記事です。

  • 従業員の給与計算が大変
  • どのスタッフ、どのお店が、どのくらい人件費、勤務時間がかかっているかリアルタイムで知りたい
  • でも、専用のソフトを導入したり専門の人間を雇うほどの費用はない
  • エクセルをつかって勤怠管理しているけど、もうすこし便利にしたい
  • SUM関数や、VLOOKUP関数などを使ってエクセル表をつくっているけどもうちょっと便利にしたい

そんな方に、エクセルをつかった勤怠管理の時に使える機能を紹介していきます。

とりあえず使い始められるサンプルファイルを作ってみました

非常に汎用的な内容ですが、エクセル勤怠管理の帳票を作ってみました。
ダウンロードしてみてください。

エクセル勤怠管理(ダウンロード

使い方

  • 店舗マスタに店舗の情報を入力します
  • 社員マスタに社員の情報を入力します。
    • 店舗IDを入力すると店舗マスタから店舗名を参照します。
    • 勤務時間と人件費は自動計算されます。
  • 店舗集計表、社員集計表の上部にある年と月を入力します。
  • あとは、勤怠入力のシートを毎日入力していくだけです。
    • 社員IDと店舗IDを入力しあとは、日時、出勤時間、退勤時間、休憩時間を入力していくだけ。
    • 時間を入力するときは、00:00 の形式で入力してください。

こんな感じで勤怠の必要最低限のデータをリアルタイムで集計していくシートをつくることができます。
もちろん、これは汎用的なものなので、企業によっては色々とつけくわえたりしなければいけない要素があると思います。

なので、このシートを作るときにつかった関数や、エクセルの便利設定などを紹介して、エクセル勤怠管理をしたい人のお役に立てればと思います。

エクセルで勤怠管理をするときに便利な関数や設定

「 16:00+16:00=8:00? 」にならないために
エクセルで時間の計算をするための書式設定

エクセルは[ 8:00 ]みたいな形式で入力すると、時間であると認識してくれます。
なので、そのまま足し算すると、時間として足してくれるんです。

例えば
[ 1:30 + 1:30 = 3:00 ]になってくれる。

これ、とても便利なんですが、実は落とし穴があって、「時刻」として認識し計算するので、
例えば
[ 16:00 + 16:00 ] など、合計が24:00を超える計算をしてしまうと、答えが、8:00など、になってしまうんですね。
16時の16時間後は8時という計算です。

でも勤怠計算のときいは、[ 16:00 + 16:00 ] は、32:00 になってほしいですよね。

そんなときは以下の設定で大丈夫です。

  1. 時間の入力をするセルを選択します。
  2. 右クリックして「セルの書式設定」
  3. 書式設定ウインドウが開くので「表示形式」を選択
  4. ユーザ定義を選択
  5. 入力欄に [h]:mm と入力します。
  6. OKをクリック

上記設定で、8:00 などの入力が 時刻ではなく、時間であると認識されるので、16:00+16:00=32:00 というように表示されます。

(参考)

Googleで「エクセル 時間 24時間以上」等と検索するとわかりやすい情報がでてきます。

時間を入力するときに、「:」の入力が面倒な人のための設定

エクセルで数値を入力するときに、テンキーを使う人も結構いると思います。
毎日の入力ですからなるべくカンタンに入力したいですよね。
でも、時間入力するときに困るのが「:」です。
これ、テンキーで入力できなかったり、キーボードでも普段あまり入力しないボタンなので、なれないと打ち間違ったりしちゃうこともあります。
そんな人に「:」をカンタンに入力する方法があります。

ちょっとややこしいので、やり方は下記参考サイトを見ていただきたいのですが

.(ドット)を2つ続けてうつことで、自動的に「:」に変換するという設定です。

これをやると時間入力の時間がめちゃくちゃ短縮されます。

(参考サイト)

エクセルでの時刻の簡単入力方法
http://www.fujicom.co.jp/salon/it_info/51/51.html
オススメとしては上記の方法ですが、
「エクセル コロン 入力」などで検索すると、他にもいろいろな便利方法がでてきます。

実は意外と知られていない「SUMIFS」関数

エクセルには伝統的につかわれている「SUMIF関数」というものがあります。
例えば範囲を指定して合計を出す「SUM関数」に加えて、この行の値が●●だった行の値だけを足し算する。というものです。

実はエクセルの2007バージョンでは、これの機能を拡張した、「SUMIFS」という関数があります。
昔からエクセルを使っている人は、なまじ「SUMIF」を使いなれているもので、このSUMIFSが新しく追加されたことを知らない人が結構います。

このSUMIFS関数は、SUMIF関数に比べて、条件式を複数設定できるという利点があります。

給与計算をするときなどに、この店舗の、このスタッフの勤務時間だけを合計したいなんてときがありますが、これは今までのSUMIF関数ではできなかったのですが、そういう複雑な条件設定ができるようになりました。

とても便利です。

(参考)

こちらも、「SUMIFS関数」などで検索しましょう。いろいろなわかりやすい情報がでてきます。

見た目をキレイに表示したいエラーを非表示にする「IFERROR」関数

エクセルで表をつくっていると、エラーが出てしまうことがあります。
とくに、計算結果など、今後データ入力されるとエラーではなくなるけど、それを見越して枠だけ作っておくとエラーが出ちゃう。
なんてときがあると思います。

そんなときに使ってもらいたいのが「IFERROR関数」です。

これはエラーのときは、「エラー」を表示せずに、0とか空白とか代わりの値を表示してくれる関数です。
つくった帳票をキレイにしたいときに使えます。

※伝統的にはIF関数で、エラーの時はこれをするという処理を書いている人がいますが、関数をずっと短く読みやすい関数で書くことができます。

(参考)

こちらも、「IFERROR関数」などで検索しましょう。いろいろなわかりやすい情報がでてきます。

経理ソフトとの連携

税理士さんや、経理ソフトとの連動について。

せっかくデータで管理しているのですから、それらを経理ソフトなどと連携したいですね。
最近の経理ソフトは、エクセルなどからデータを取り込むための設定が簡単にできるようになっています。

税理士さんや経理ソフトのサポートに相談していると、実はエクセルで給与計算した内容からそのまま給与仕訳ができるところまで連携できるかもしれません。

さいごに

以上、
実は、最近、某お客様といっしょに、エクセルで勤怠管理用の帳票を組み上げたのですが、その時に実際に感じた事や、便利だった設定を思い出しながら備忘録として書いてみました。
基本的なエクセル操作はできるけど、一歩進んで経理事務に活かしたい。
そんな時にお役にたてたら嬉しいです。